中报协三届三次理事会和全国报关协会会长会议接待工作小结
2013年2月28日，中国报关协会第三届三次理事会和全国报关协会会长会议在合肥召开。合肥海关领导对接待、安排此次会议工作高度重视，赵龙池关长及时给予有关指示，提出要求，并到会上致欢迎辞；肖力副关长亲自召集报关协会和总关及缉私局办公室、机关服务中心、财务处、机场办主要负责人会议，认真研究部署接待事项，给予具体、细心指导；杨成荣副关长兼缉私局长担任接待工作领导小组组长。关领导多次与协会和其他人员一起研究具体安排计划，检查督促落实情况。各部门齐心协力，既全力支持，又密切协助、合作；参与接待、服务的同志随叫随到、任劳任怨、克服困难，不怕辛苦，整个接待服务工作计划周密、协调密切、耐心细致、态度热情、服务周到、保障有力，展现了合肥海关的良好风貌和关、协紧密协作，得到与会代表的好评和称赞。刘文杰会长对此次会议的接待安排工作给予了“圆满、得体”的高度评价。
为总结成绩、积累经验，进一步做好今后各项工作，特对此次会议接待工作总结如下：
一、接待工作基本情况
此次会议接待工作准备时间短，与会人数多、会议规格较高，到会代表共有140多人，参加接待和服务保障的有43名同志，是合肥海关成立以来接待规模最大的一次会议。会前，由协会专门前往市区选定了会议地点，落实了会场和会议代表住宿房间，初步商定了会议有关事项，得到中报协的认可和同意。紧接着，按照关领导的要求，成立了接待工作领导小组和综合协调小组、材料小组、保障工作小组及两个接待小组，明确了人员分工及所有接待人员的手机号码，其中明确到各接送点的驾驶员姓名、车牌号和手机号，便于及时联系沟通。尤其是根据接送站的时间、地点、会议代表名单和其他服务及会务保障等事项，将具体工作、任务细化落实到人，做到协调及时、事事清楚，人员、车辆到位，责任明确。尽管从接待准备到会议结束过程中变化较多，但上下始终有条不紊。尤其是核对参会人员名单和到站时间、地点，前后反复10余次，会议中间又有许多其他变化，但有关人员不断地与中报协和与会代表联系，保持信息畅通和不厌不烦、稳妥冷静，使接待工作顺利进行。在短短三天之内，前后接送与会代表和中报协领导50多批、270多人次，圆满完成了会议接待和服务保障等任务。
二、主要经验体会
此次会议接待工作在准备时间短、任务量大、与会代表多、变化多特别是落实中央八项规定的新形势、新要求和协会人员不足的情况下，取得“圆满、得体”的成绩，主要有以下体会：
一是关领导高度重视、及时指导和各部门的大力支持、积极协助。协会接到中报协的预告后，第一时间向关党组和赵龙池关长、肖力副关长和杨成荣副关长作了汇报，得到十分重视和支持，使协会很快进入了准备阶段。总关及缉私局办公室、财务处、机关服务中心、机场办事处及稽查处、政工办及时落实关领导的指示、要求，主要负责人均召集本部门全体人员会议，指定参加接待人员、明确任务，主动承担责任和有关事项，做到要人有人、要车派车。其中办公室主任刘良福主动安排并带领3名同志到协会参加接待工作，2次到协会商量接待事项；服务中心主动安排、落实人员、车辆，提前准备接站牌，王舟强主任亲自搬桌椅、安排会议代表自助晚餐；机场办主任俞善发、副主任傅俊带头在机场接送会议代表，安排有关事项……正是有关领导的高度重视、指导和各部门的鼎力支持、协助合作，才使接待和服务保障工作取得圆满结果。
二是周密计划，精心安排部署，科学配备人员，明确任务，合理分工，责任到人。同时，保持密切联系、协调沟通，注重各个细节和环节的紧密衔接，保证工作有序进行。
三是发挥各级领导的表率作用和借助老同志的丰富经验。杨成荣副关长和诸葛瑞松会长亲赴一线进行指挥协调；关皖华副会长整天在会场负责接待会议代表；原协会老同志郑开季充分发挥接待工作的丰富经验，从接待准备开始到会后送站，始终竭尽全力，积极参与，主动安排、照应；吴天祥、刘德文、傅俊等同志从清早到深夜12点后分别在机场、火车站等候接待与会代表。
四是在接待服务中始终做到热情礼貌、耐心细致。如遇到有的企业代表对安排到附近快捷宾馆住宿不太满意的情况，接待人员笑脸相待、耐心解释，帮助拎箱、拿行李，送至房间，并且问候，直到对方谅解、满意。
五是保持信息畅通，及时反应。由于会议接待过程中存在各种变化因素，为保证及时联系沟通和协调，事先拟印了接待人员通讯录和与会代表名录及手机号，人手一份，加强了各组之间及与会代表的联系沟通和协调，能随时应对和反映有关情况。
六是思想认识上清醒，政治敏感性强。在当前落实中央八项规定的形势下，既做到了接待热情、服务周到，又保持了与中央高度一致，赢得了与会代表和中报协领导的称赞。这是接待工作中最重要的一条经验。
三、存在的不足
分析此次会议接待服务工作，从主客观方面看，有以下不足：
一是与会人员名单的准确性不够。由于与会人员名单是后续会务工作的基础，无论是接送站、住宿和就餐等安排，都需要提供准确的参会人数和具体人员名单。而此次与会人员名单反复调整和变动，最终与实际报到情况还是不尽相符。尽管有客观原因，但事先没有来得及对名单进行深入、仔细的核对和个别询问，给会务安排和接待工作带来了一定的不利影响，也增添了不必要的忙活。
二是上情下达不能一步到位，相关信息不对称，使接待准备工作和安排比较被动。
三是会议的计划、安排连续性不强。此次接待准备和会议当中，对会场布置、就餐安排等都进行了临时调整，会议代表返程时间安排也非常仓促。这些都是我们今后需要从中引以为戒的，说明做任何事情都应当有前瞻性、预见性性，认真、严谨、细致。
安徽报关协会
2013年3月5日
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